Ένα φυλλάδιο προσγειώθηκε στο γραφείο σας και διαθέτει ένα νέο εξοπλισμό που έχει τη δυνατότητα να φέρει επανάσταση στις επιχειρήσεις. Η πραγματικότητα πλημμυρίζει τον εγκέφαλό σας. Ένα σημείωμα που συμβουλεύει το προσωπικό των οικονομικών ελλειμμάτων έσυρε πρόσφατα το χαλί από κάτω από την κατώτατη γραμμή της επιχείρησης: καμία νέα αγορά δεν θα ληφθεί υπόψη για το επόμενο οικονομικό έτος. Εναπόκειται σε εσάς να γράψετε ένα σημείωμα που είναι τόσο πειστικό οι υπεύθυνοι για τη λήψη αποφάσεων δεν μπορούν να βοηθήσουν παρά να σας βοηθήσουν - τουλάχιστον για αρκετό καιρό για να αγοράσετε τον εξοπλισμό.
Δημιουργήστε μια λίστα με κάθε χαρακτηριστικό (τι κάνει ο εξοπλισμός) και επωφεληθείτε (πώς βελτιώνεται η διαδικασία εργασίας) που μπορείτε να προσδιορίσετε για να δικαιολογήσετε την αγορά του εν λόγω εξοπλισμού. Ρωτήστε τους άλλους για προτάσεις. Εστίαση στο κόστος, το χρόνο, το εργατικό δυναμικό, την εξυπηρέτηση των πελατών και την εξοικονόμηση χρημάτων Ποσοτικοποιήστε καθεμία από αυτές τις κατηγορίες πριν συντάξετε τη σημείωσή σας. Αν χρειαστεί, βοηθήστε να χτυπήσετε αριθμούς για να κάνετε την πιο δυνατή έκκληση.
Χρησιμοποιήστε την επίσημη μορφή υπομνήματος που έχει εγκρίνει η εταιρεία σας για να βεβαιωθείτε ότι το σημείωμα σας δεν αποθαρρύνει τους διαχειριστές να διαβάζουν το έγγραφο. Συχνά η λέξη "μνημόνιο" εμφανίζεται ως τίτλος στο επάνω μέρος της σελίδας, ακολουθούμενη από αυτές τις συμβατικές υποενότητες: To, Από, Ημερομηνία και Θέμα.
Σχεδιάστε το μήνυμά σας. Δώστε έμφαση στα οφέλη από την αγορά του εξοπλισμού. Τονίστε τον επείγοντα χαρακτήρα της λήψης απόφασης γρήγορα για να πάρετε ένα άλμα στους ανταγωνιστές και να εξυπηρετήσετε τους πελάτες με ταχύτητα στημόνι. Επισημάνετε το πλεονέκτημα της κατάργησης παλαιού εξοπλισμού για να δικαιολογήσετε αυτήν την αγορά.
Ενσωμάτωση λέξεων που αποδεικνύονται πεπεισμένες από τους επαγγελματίες της διαφήμισης και των δημοσίων σχέσεων. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν "ακριβή", "βολική", "αποτελεσματική", "κερδοφόρα", "ανώτερη", "αξιόπιστη" και "αξίζει τον κόπο". Αυτές οι λέξεις μπορεί να βοηθήσουν τους διευθυντές να πείσουν τα πλεονεκτήματα του εξοπλισμού. Γράψτε πολύ για να πάρετε όλα τα γεγονότα και το σχήμα στο σημείωμα.
Ελέγξτε το πειστικό σημείωμά σας για τα κλισέ, το κήρυγμα, τις απειλές, τις διαλέξεις, τα ακατάλληλα σχόλια και την προκατάληψη. Ορίστε έναν επαγγελματικό, ισορροπημένο και απλό τόνο. Προσκαλέστε σχόλια από διαχειριστές με μια παρότρυνση για δράση που περιλαμβάνει μια συγκεκριμένη ημερομηνία συνεδρίασης για να συζητήσετε περαιτέρω τα πλεονεκτήματα της αγοράς του εξοπλισμού.
Συνδυάστε το τελικό σχέδιο για κοινά σφάλματα που έχουν τη δυνατότητα να απειλήσουν την αξιοπιστία της επικοινωνίας σας και να θέσουν τέρμα στην καμπάνια σας. Εξαλείψτε τις προτάσεις, τα τυπογραφικά λάθη και τα ορθογραφικά λάθη και βεβαιωθείτε ότι έχετε σημειώσει σωστά κάθε πρόταση. Ζητήστε από έναν εμπειρογνώμονα εσωτερικού γραψίματος να ελέγξει το περιεχόμενο του πειστικού σημείωμά σας προτού διανεμηθεί.